Wielu firmom ciężko odnaleźć się w nowej rzeczywistości związanej ze zdalną pracą, zwłaszcza, że musiały w nią wejść niemal z dnia na dzień. Sytuacja może jednak stać się też „furtką” do dalszego rozwoju i cyfryzacji. Aż 66% decydentów w przedsiębiorstwach uważa, że trwająca epidemia przyspieszy tempo digitalizacji.[1] Wdrażane narzędzia komunikacji, aplikacje w chmurze czy elektroniczny obieg dokumentów pomogą firmom w dopasowaniu się do sytuacji rynkowej oraz redukowaniu kosztów.
Skalę nagłego przejścia przedsiębiorstw w tryb zdalny obrazuje skokowy wzrost liczby osób korzystających z komunikatorów i platform wirtualnej współpracy. Jak podaje Microsoft, w połowie marca w ciągu tygodnia liczba użytkowników aplikacji Teams zwiększyła się o 37%, a każdego dnia odbyło się w niej ponad 900 mln spotkań.[1] Tego samego miesiąca Vodafone, jeden z największych operatorów telefonii komórkowej na świecie, odnotował w niektórych europejskich krajach wzrost transferu danych w internecie o 50%. [2]
Zdalnie na stałe?
Sytuacja uświadomiła menedżerom firm konieczność dysponowania infrastrukturą, którą można dostosowywać do zmieniających się warunków. Aż 82% z nich wskazuje elastyczne warunki pracy jako najważniejszy obecnie sposób zarządzania pracownikami.[3] Istotne stało się zdigitalizowanie obiegu informacji i procesów, aby mogły być prowadzone całkowicie zdalnie i bez zakłóceń. Wprowadzane są cyfrowe narzędzia, na nowo ustala się zasady pracy czy zarządzania zleceniami. Nawet tam, gdzie chmura była już obecna, przedsiębiorcy odkrywają jej nowe zastosowania i zaczynają w pełni wykorzystywać dostępne funkcje. Może to już na stałe zmienić podejście do pracy.
– Po unormowaniu się sytuacji prawdopodobnie wiele firm uzna, że nie było tak źle i zdecyduje się pozostawić zespołowi możliwość przynajmniej częściowej pracy zdalnej. Długofalowo przyniesie to konkretne korzyści – zapewni pracownikom m.in. elastyczność i możliwość łatwiejszego godzenia obowiązków służbowych z domowymi oraz oszczędność czasu dojazdów do pracy. Co równie istotne, zwłaszcza teraz, taki model umożliwia też redukcję wydatków, m.in. na przestrzeń biurową. Jeszcze przed epidemią niektóre firmy stosowały tzw. hot desking, czyli nieprzypisywanie stanowisk pracy do konkretnych osób. Dzięki takiemu rozwiązaniu zespół może się „wymieniać” w biurze i w domu, a firma redukuje przestrzeń i liczbę biurek, zamiast ograniczać zatrudnienie. Według analiz tylko w Stanach Zjednoczonych przejście na pracę zdalną może pomóc pracodawcom zaoszczędzić łącznie nawet ponad 30 mld dolarów dziennie[4] – wskazuje Mateusz Macierzyński, ITS Portfolio Manager w firmie Konica Minolta.
Świadome bezpieczeństwo
Gdy pracownicy wykonują obowiązki z domu, często na własnych komputerach, szczególnego znaczenia nabiera kwestia zapewnienia bezpieczeństwa firmowej sieci oraz poufności danych. Przedsiębiorcy zaczynają dostrzegać potencjalne zagrożenia oraz konieczność weryfikacji posiadanych zabezpieczeń i polityki ochrony przed wyciekami czy nieuprawnionym dostępem do dokumentów. W większym stopniu zaczynają więc korzystać z bardziej zaawansowanych rozwiązań takich jak sieć VPN[5], która zapewnia szyfrowane połączenie między firmową siecią a użytkownikami.
– Sytuacja jest dla firm bardzo trudna, ale niesie też nieoczekiwany potencjał rozwoju. Niektóre stanowiska, wcześniej przypisane do firmowego biurka, zostają przeniesione w tryb zdalny. Dostosowując się do nowych wymogów przedsiębiorcy opracowują procedury, szkolą pracowników, dokonują zmian organizacyjnych, wdrażają cyfrowe narzędzia, nowe aplikacje i usługi w chmurze. Wielu z nich modernizuje swoje strony internetowe, a nawet rozwija zdalne świadczenie usług. Pomoże to nie tylko uporać się z obecnym kryzysem, ale przyniesie też większą gotowość na tego typu sytuacje w przyszłości – mówi Mateusz Macierzyński.
[1] https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/19/microsoft-teams-3-everything-you-need-connect-teammates-be-more-productive/
[2] https://www.theguardian.com/business/2020/mar/18/vodafone-rise-data-usage-more-people-work-from-home-coronavirus
[3] Według badania Deloitte, Pracownicy w obliczu pandemii: niezawodni i gotowi do działania, 2020.
[4] Według danych Global Workplace Analytics, https://globalworkplaceanalytics.com/work-at-home-after-covid-19-our-forecast
[5] Ang. Virtual Private Network, wirtualna sieć prywatna.
[1] Według DMEXCO Trend Survey 2020, badanie przeprowadzono wśród osób podejmujących decyzje w obszarze cyfryzacji.