Według badań pracownicy mogą tracić nawet 30% czasu na szukanie, przygotowywanie i zabezpieczanie informacji, a kolejne 20% na tworzenie plików z danymi, które już istnieją.[1] Jednocześnie w firmach stale przybywa dokumentów zawierających istotne informacje, co – szczególnie w małych i średnich przedsiębiorstwach – niesie ryzyko przytłoczenia pracowników, opóźnień w rozliczeniach i obsłudze klientów czy gubienia ważnych druków. Dlatego powinny one nauczyć się pracować w sposób bardziej efektywny – odchodzić od papieru na rzecz elektronicznego obiegu dokumentów i informacji.
W morzu informacji
Według prognoz do 2025 r. na świecie będzie już 175 zettabajtów[2] danych, z czego 64% generowanych i przetwarzanych przez przedsiębiorstwa.[3] Niesie to wyzwanie zwłaszcza dla sektora MŚP, w którym wolniej przyjmowane są nowe technologie i narzędzia do zarządzania informacjami. Nawet gdy firmy korzystają z cyfrowych rozwiązań do przechowywania danych, zazwyczaj nie są one ze sobą połączone.
W efekcie utrudniony jest przepływ dokumentów oraz ich poszukiwanie, a także rośnie ryzyko ich zagubienia oraz niedotrzymania terminów. Cierpi na tym wydajność, pojawia się więcej błędów oraz opóźnia obsługa klientów.
e-dokumenty odciążą pracowników
Odpowiedzialność za czasochłonne zarządzanie dokumentami mogą przejąć systemy chmurowe typu ECM.[1] Taki elektroniczny dział księgowy, kancelaria czy sekretariat usprawnia obieg faktur, prowadzenie rejestru korespondencji, aneksów czy umów i kontrolowanie terminów płatności. Każdy dokument może być łatwo odszukany za pomocą słów kluczowych, dostępne jest też śledzenie wprowadzanych zmian oraz odnotowywanie kto ich dokonał. W firmie zatrudniającej 10 pracowników zapewnia to oszczędność nawet 74 godzin tygodniowo, poświęcanych dotąd na szukanie informacji.[2]
Pokonać bariery
Wciąż ok. 35% polskich firm odrzuca możliwość korzystania z systemów do zarządzania treścią i procesami – najczęściej z obawy o koszty i brak wystarczających środków (20%) oraz przekonania, że skala działania firmy nie uzasadnia wdrożenia takich narzędzi (30%).[3] Istnieją jednak cyfrowe systemy, które działają w chmurze, nie wymagają więc inwestycji w licencje, serwery czy pamięć masową.
– Odchodzenie od papieru nie oznacza rezygnacji z drukowania dokumentów, ale znalezienie obszarów, które są papierem „przeciążone”, co przekłada się na niepotrzebną stratę dużej ilości czasu. Przetwarzanie faktur, reklamacji, skanowanie i archiwizowanie umów czy segregowanie korespondencji to zadania, z którymi szybko i sprawnie radzą sobie cyfrowe programy i systemy. Pracownikom zostaje więcej swobody na wykonywanie bardziej złożonych zadań, co ma duże znaczenie, zwłaszcza w małych firmach, gdzie często zadania sekretariatu czy koordynację przepływu dokumentacji prowadzą „z doskoku” specjaliści z zupełnie innych dziedzin. Odciążenie ich z tych administracyjnych procesów nie tylko zwiększy jakość pracy, ale też zmniejszy ryzyko zgubienia dokumentów oraz popełnianych błędów – wskazuje Łukasz Rudziński, Business Information Product Manager w firmie Konica Minolta.
[1] Ang. Enterprise Content Management, zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie. Są to systemy i aplikacje stosowane do zbierania, zarządzania, gromadzenia i archiwizacji firmowych danych.
[2] Według danych IDC, https://www.konicaminolta.pl/pl-pl/solutions/it-services/invoice-processing
[3] Według raportu Webcon, Zarządzanie zmianą i procesami biznesowymi w polskich przedsiębiorstwach.
[1] Według badania IDC The State of Data Discovery and Cataloging, 2018.
[2] Zettabajt równy jest tryliardowi bajtów.
[3] Według badania IDC Data Edge 2025. The Digitization of the World from Edge to Core, 2018.