Rewolucja, które to słowo lubi używać tak wielu producentów oprogramowania, to dla firm prawniczych ostatnia rzecz, jakiej oczekują od technologii. Prawnicy po prostu chcą, aby wykorzystywane przez nich programy robiły to, do czego zostały przeznaczone i jak najmniej zakłócały rzeczywistą pracę kancelarii. Coraz wyraźniejszy wśród przedstawicieli branży jest także zwrot do rozwiązań działających w chmurze, z kolei niepokój budzi niewystarczająca uwaga, jaką kancelarie przykładają do tematu cyberbezpieczeństwa. To główne wnioski z najnowszych badań organizacji International Legal Technology Association (ILTA).
W badaniu ILTA 2021 wzięło udział 460 kancelarii, w tym 134 firmy zatrudniające 50 lub mniej prawników oraz 34 firmy z ponad 700 prawnikami. Łącznie daje to ok. 250 tys. przedstawicieli branży z całego świata, których opinie zostały zaprezentowane w badaniu.
„Badania ILTA wyraźnie pokazują, że firmy prawnicze chcą, aby podstawą ich stosu technologicznego była platforma Microsoft, co wynika głównie z faktu, że już teraz oprogramowanie tego producenta jest najbardziej rozpowszechnione w branży. Przykładowo – 68% kancelarii prawnych korzysta z aplikacji Microsoft Teams do czatu, współpracy oraz spotkań online, a 53% korzysta z Microsoft 365 jako aplikacji pocztowej. W 2022 roku odsetek użytkowników Microsoft 365 ma wzrosnąć do 76%” – mówi Aidas Kavaliauskas, CEO i jeden z twórców Amberlo, oprogramowania dla kancelarii prawnych, które zostało stworzone w 2017 roku, a w zeszłym roku zadebiutowało w Polsce i pozyskało polskich inwestorów.
Jak podkreśla przedstawiciel Amberlo, uwagę w badaniu ILTA zwracają też wyniki dot. zasad zarządzania bezpieczeństwem, które są na dość niskim poziomie. Przykładowo podczas korzystania z Microsoft Teams w większości kancelarii prawnych nie ma takich procedur, jak np. wprowadzanie ograniczeń dot. dodawania gości do spotkań, wymuszanie konwencji w nazewnictwie, czy egzekwowanie stosowania przez pracowników kancelarii zabezpieczeń. Zauważalna jest także dysproporcja w podejściu do tematu cyberbezpieczeństwa przez duże i małe kancelarie prawne. Te pierwsze stosują wiele usług zabezpieczających, jak szyfrowanie za pomocą Azure Information Protection czy zabezpieczanie zasobów przez Cloud Access Security Broker (CASB). Małe kancelarie robią to bardzo rzadko.
„Jak widać z jednej strony prawnicy często mówią o bezpieczeństwie i domagają się go od producentów oprogramowania, ale jednocześnie często brakuje po ich stronie nawet prostej konfiguracji wykorzystywanych narzędzi. Dlatego ważne jest także, aby dostawcy rozwiązań wykorzystywanych w kancelariach oferowali zabezpieczenia niezależne od użytkowników, jak szyfrowanie danych czy ochrona przed ich zniszczeniem. Standardem dla dostawcy rozwiązań dla branży prawniczej powinna być także polisa ubezpieczeniową, z której może on pokryć szkody swoich klientów w przypadku incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa. Takie zabezpieczenia i polisę ma np. Amberlo” – wyjaśnia Aidas Kavaliauskas.
Pandemia przyśpieszyła cyfrową transformację branży prawniczej
Zdaniem Aidasa Kavaliauskasa, pomimo pewnych braków w podejściu do tematu cyberbezpieczeństwa, pandemia koronawirusa i związana z nią praca z domu znacznie przyśpieszyła cyfrową transformację w firmach prawniczych. Świadczą o tym inne ujawnione w badaniu ILTA dane, jak wykorzystanie oprogramowania do wystawiania faktur online przez ponad 60% firm prawniczych na świecie czy szybko rosnąca popularność narzędzi Robotic Process Automation (RPA) do automatyzacji powtarzalnych czynności. 18% kancelarii już je ma lub też planuje wdrożyć w najbliższej przyszłości.
„Uwagę zwraca także rosnąca popularność rozwiązań opartych na chmurze. Prawie jedna czwarta kancelarii przyznała, że już korzysta z takiego oprogramowania, a 41% stwierdziło, że przechodzi na chmurę, jeśli tylko programy, z których obecnie korzystają, zostają przystosowane przez ich producenta do działania w ten sposób. Zaledwie 7% firm biorących udział w badaniu stwierdziło, że nie czuje się jeszcze komfortowo korzystając z rozwiązań opartych na chmurze” – mówi Aidas Kavaliauskas.
Bardzo szybko rośnie także popularność specjalistycznego oprogramowania wspomagającego pracę kancelarii prawnych. Przykładem jest rozwiązanie Amberlo, które w minionym roku zwiększyło liczbę swoich użytkownikom trzykrotnie i aktualnie korzystają z niego kancelarie z ponad 40 krajów na świecie.
„W przypadku dedykowanego oprogramowania dla prawników ważne jest to, aby było one dostosowane do oczekiwań branży prawniczej, czyli m.in. płynnie współpracowało z aplikacjami Microsoft, działało w chmurze oraz oferowało najbardziej interesujące prawników funkcje, jak np. automatyzacja powtarzalnych czynności, obsługa procesu rozliczania godzin pracy i fakturowania online czy zarządzenie obsługiwanymi sprawami, kontaktami, dokumentami, kalendarzem, a także korespondencją emailową wszystkich pracowników kancelarii w powiązaniu do konkretnej sprawy i klienta. Ważne są także wspomniane już kwestie związane z bezpieczeństwem takiego systemu. Wszystkie te i wiele innych funkcji oferuje Amberlo, stąd tak duża popularność naszego rozwiązania wśród branży prawniczej na całym świecie” – komentuje Aidas Kavaliauskas.